ตรวจสอบข้อมูลด้วยการเปลี่ยนสีอัตโนมัติ

สวัสดีครับทุกท่าน บทความประจำสัปดาห์นี้เป็นวิธีการนำ conditional formatting มาประยุกต์ใช้กับการนำมาตรวจสอบข้อมูลที่กรอกมาว่าถูกต้องหรือไม่ ถ้าไม่ถูกต้องให้เปลี่ยนสีทันที ส่วนวิธีการทำศึกษาได้จากบทความนี้เลยครับ

โดยการที่เราอยากจะให้ช่องเซลล์ใน excel เปลี่ยนสีเองได้ตามเงื่อนไข เราก็ต้องใช้ function conditional formatting ใน excel นั่นเองครับ โดยตัวอย่างคือเราจะตรวจสอบการกรอกข้อมูลถ้าไม่อยู่ในชุดค่าที่เป็นไปได้ให้เปลี่ยนเป็นสีเหลือง แต่ถ้าที่กรอกมาถูกต้องก็ไม่เปลี่ยนสีอะไร

ตัวอย่างเป็นดังนี้ครับ ถ้ากรอกคำนำหน้าว่า นาย ซึ่งก็ถูกต้อง จึงไม่ต้องเปลี่ยนสีอะไร

แต่ถ้ากรอกคำนำหน้าว่า ท่านขุน เอิ่ม…. ก็เปลี่ยนเป็นสีเหลืองทันทีครับ

โดยวิธีการใช้ conditional formatting ก็ไปที่ Home> Conditional Formatting > New Rule

จากนั้นเลือก Use a formula to determine which cells to format เพื่อให้เปลี่ยนสีตามเงื่อนไขของสูตร

โดยสูตรนั้นก็ง่ายๆโดยใช้ VLOOKUP เพื่อตรวจสอบว่าค่าที่ใส่นั้นอยู่ในชุดค่าที่เป็นไปได้หรือไม่ แต่ VLOOKUP จะคืนค่าที่หาเจอหรือเป็น #N/A ถ้าหาไม่เจอ ซึ่งเราจะต้องเปลี่ยนค่าตรงนี้ให้เป็นค่าแบบ TRUE,FALSE ด้วยการซ้อนด้วยสูตร ISERROR อีกทีเพื่อเปลี่ยนค่าที่หาเจอให้เป็น FALSE แต่ถ้าหาไม่เจอเพราะเป็น ERROR ก็เปลี่ยนให้เป็น TRUE นั่นเอง

จากนั้นก็เลือก Format ใส่เป็นสีเหลืองถ้าตรงตามเงื่อนไขที่หาไม่เจอนั่นเองครับ

แต่พอกด OK แล้วกลายเป็นว่ายังไม่ทันกรอกก็กลายเป็นสีเหลืองเลย

ฉะนั้นเราต้องใส่เงื่อนไขดักเพิ่มโดยถ้ายังไม่ได้กรอกอะไร ก็ยังเป็นสีขาวปกติก่อนด้วยการเพิ่มเงื่อนไขที่ conditional formatting อีกครั้งครับ และถ้าเป็น blank ให้เป็นช่องสีขาวครับ

เมื่อใส่เงื่อนไขเพิ่มแล้ว เราต้องปรับแต่งอีกนิดนึงครับโดยเลือก Manage Rules

แล้วติ๊กถูกที่ Stop If True โดยถ้าตรงเงื่อนไขที่ยังไม่ได้กรอกข้อมูล ก็ใส่สีขาวแล้วหยุดไม่ต้องทำส่วนถัดไป ซึ่งถ้าไม่ติ๊กตรงนี้เงื่อนไขที่สองก็จะถูกนำมาใช้ ซึ่งก็จะถูกนำไปใช้ด้วยกลายเป็นช่องสีเหลืองเช่นเดิม ฉะนั้นก็ติ๊กถูกตามภาพนี้เลยครับ

ก็จะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการเลยครับ คือถ้ากรอกข้อมูลแปลกๆที่ไม่อยู่ในรายการ ก็จะเปลี่ยนเป็นสีเหลืองครับ

จบลงเรียบร้อยครับ โดยจริงๆส่วนนี้สามารถนำไปปรับใช้ได้มากมายตามที่ต้องการได้ทั้งหมด เช่นค่าน้อยกว่าค่านี้ให้เปลี่ยนสี เป็นต้น ลองประยุกต์ฝึกใช้งานกันดูนะครับ หากมีข้อสงสัยหรือข้อเสนอแนะ สามารถพูดคุยกันได้ที่เพจ Ping2Share นะครับ แล้วพบกันใหม่ในบทความถัดไปครับ สวัสดีครับ

No Comments

Leave a Comment