เริ่มต้นการใช้งาน MS Access

สวัสดีครับทุกท่าน ช่วงนี้ผมเขียนเนื้อหาเกี่ยวกับ Excel และ Power BI มาซะส่วนใหญ่ เรามาเปลี่ยนมารู้จักการใช้ Microsoft Access กันบ้างนะครับ เพราะหากเราสามารถใช้โปรแกรมหลากหลายได้เหมาะสมกับสถานการณ์ ก็จะช่วยทำให้เราแก้ไขปัญหาได้อย่างถูกต้องรวดเร็วกว่าครับ งั้นเรามาลองศึกษาการใช้โปรแกรม Access กันครับ

 

รู้จักกับโปรแกรม MS Access กันดีกว่าครับ

โปรแกรม MS Access นั้นเป็นโปรแกรมที่สำหรับใช้สร้างเป็นฐานข้อมูลขนาดเล็กๆ(ขนาดไฟล์ไม่เกิน 2 GB) ที่ใช้งานได้ค่อนข้างสะดวกเป็นเพียงไฟล์ฐานข้อมูลที่สามารถ copy เอาไปใช้กับเครื่องอื่นๆได้ง่ายๆ แต่ถ้าเป็นฐานข้อมูลขนาดใหญ่ก็จะมีขั้นตอนเยอะกว่ามากครับ การที่เราจะเริ่มต้นการใช้งานฐานข้อมูล เราเริ่มต้นด้วย MS Access ก็จะทำให้เราใช้งานกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่ได้ไวขึ้นครับ

เริ่มต้นใช้งานโปรแกรม MS Access

เมื่อเราเปิดโปรแกรม Microsoft Access ออกมาจะมี Template ตัวอย่างให้โหลดมากมายครับ แต่เพื่อให้เราเข้าใจในส่วนพื้นฐานกันก่อนครับ ผมจึงแนะนำให้เลือกเป็น Blank database ก่อนครับ


เมื่อเราสร้าง Blank Database เปล่าๆขึ้นมาแล้ว จะมี Table1 ซึ่งเป็นตารางเปล่าๆขึ้นมาให้เราแก้ไขกันครับ โดยในหน้านี้เราเรียกว่า DataSheet View ที่ใช้สำหรับดู แก้ไขข้อมูลของตารางที่เลือกได้


 

แต่เนื่องจากตอนนี้เป็นตารางเปล่าๆอยู่ เราจึงคลิ๊กขวาที่ Table1 แล้วเราจะสามารถเลือก Design View ได้ครับ โดยจะเป็นการเลือกเพื่อเข้าไปแก้ไขโครงสร้างของตารางเช่น เพื่ม/ลด จำนวนฟิลล์ หรือแก้ไขประเภทข้อมูลหรือขนาดของฟิลล์ได้ เราลองเลือกเข้าไปเลยครับ

 


 

เมื่อเลือก Design View เข้ามาแล้วจะเห็นว่า จะมีสองส่วนที่น่าสนใจคือ

Field Name: ใช้สำหรับ เพิ่ม/แก้ไข/ลบ คอลัมม์ของตาราง

Data Type: ใช้สำหรับเลือกประเภทการเก็บข้อมูลของแต่ละฟิลล์ได้ โดยมีประเภทต่างๆมีให้เลือกมากมาย แต่จะมีเพียงไม่กี่ส่วนที่ใช้บ่อยๆดังนี้ครับ

ShortText: สำหรับตัวอักษรที่ไม่เกิน 255 ตัวอักษร

LongText: ใช้แทน ShortText หากมีมากกว่า 255 ตัวอักษร

Number: เก็บข้อมูลเฉพาะตัวเลข

Date/Time: เก็บข้อมูลประเภทวันที่ และ เวลา

AutoNumber: เป็นฟิลล์พิเศษที่เราไม่ต้องกรอกข้อมูล แต่โปรแกรมจะใส่เป็นเลข Running Number ให้เป็นลำดับโดยอัตโนมัติครับ

 

เราลองสร้าง Table ที่เก็บข้อมูลลูกค้าตามตัวอย่างด้านล่างนี้กันครับ


เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เราจะกลับมาในหน้า DataSheet View โดยดับเบิ้ลคลิ๊กที่ตารางหรือเลือก Home>Views>DataSheet View ก็ได้ทั้งคู่ครับ จากนั้นเราสามารถกรอกข้อมูลได้อิสระเหมือนเราทำใน Excel เลยครับ เพียงแต่ต้องกรอกข้อมูลให้ตรงกับประเภทข้อมูลที่เรากำหนดด้วยนะครับ

 

สัปดาห์นี้เราก็สามารถสร้างตารางในฐานข้อมูลกันได้แล้วนะครับ ส่วนสัปดาห์หน้าเราจะมาลองใช้ในโหมด Query กันครับ ซึ่งเนื้อหาค่อนข้างเยอะแต่จะคัดมาเฉพาะส่วนสำคัญๆเหมือนเดิมแน่นอนครับ หากมีคำถาม ข้อสงสัย หรือข้อเสนอแนะ สามารถพูดคุยกันได้ที่เพจ Ping2Share นะครับ แล้วพบกันใหม่ในบทความถัดไปครับ สวัสดีครับ

บทความอื่นๆที่น่าสนใจ

No Comments

Leave a Comment