Introduction to MS Access

สวัสดีครับ บทความประจำสัปดาห์นี้เราจะมาพูดถึงโปรแกรมอีกตัวหนึ่ง ซึ่งใช้จัดการข้อมูลได้เป็นอย่างดีไม่แตกต่างกับโปรแกรม Excel เลย นั่นก็คือ MS Access นั่นเอง โปรแกรม Access มีดีอย่างไร ทำไมถึงต้องลองใช้โปรแกรมนี้ หาคำตอบได้จากที่นี่ครับ

ทำความรู้จักกับโปรแกรม MS Access

โปรแกรม MS Access เป็นโปรแกรมที่สามารถเรียกได้ว่า database แบบพกพาก็ได้ ซึ่งความสามารถหลักๆก็ทำงานได้ดีไม่แพ้ database ขนาดใหญ่ๆเลย แต่สามารถเคลื่อนย้ายไปเปิดที่เครื่องอื่นได้เพราะเป็นเพียงไฟล์ๆหนึ่งเท่านั้น แถมยังใช้งานได้สะดวกมากกว่าด้วยเพราะมีหน้าจอ GUI(Graphic User Interface) ให้เราเลือกคำสั่งต่างๆผ่านหน้าจอแทนการพิมพ์คำสั่งด้วยตนเองครับ

ทำไมต้องใช้ MS Access หล่ะ ใช้ Excel อย่างเดียวได้ไหม

คำตอบคือได้ครับ เพราะจริงๆแล้วอะไรที่ Access ทำได้ Excel ก็ทำได้เช่นกันครับ แต่ถ้าใช้ Excel ก็มีขั้นตอนมากกว่าใช้ Access ครับ และ Access ยังสามารถใช้ความสามารถของ database เพื่อควบคุมคุณภาพและบริหารจัดการข้อมูลได้ดีกว่า Excel เช่น

1. มีความสามารถ DBMS หรือระบบจัดการฐานข้อมูล เพื่อควบคุมคุณภาพของข้อมูล

สามารถใช้ป้องกันการใส่ข้อมูลซ้ำ เช่น รหัสที่ใช้เป็น key หลักต่างๆ
หรือการใส่ข้อมูลที่ไม่ได้อยู่ในอีกตารางหนึ่ง เช่น
ตารางการขายประจำวันก็จะตรวจสอบว่ารหัสสินค้าที่ใส่มา มีอยู่ในตารางสินค้าหรือไม่
หรือการใส่ข้อมูลตรงตาม Format ที่กำหนดไว้หรือไม่

2. การสืบค้นข้อมูลได้อย่างซับซ้อนและรวดเร็ว

ลองนึกภาพการใช้สูตร vlookup หรือ match+index โดยมีเงื่อนไขว่าฟิลล์ต้นทางมีเฉพาะค่านี้ และฟิลล์ของตารางปลายทางต้องเป็นค่านั้น  เอาซัก 5-10 เงื่อนไขสิครับ คุณจะเขียนสูตรอย่างไร แค่คิดก็ปวดหัวแล้วใช่ไหมครับ แต่ถ้าใช้ Access ก็สามารถใช้การค้นข้อมูล(Query) และใส่เงื่อนไขที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดายครับ

3.  Access เก็บข้อมูลรายการได้มากกว่า Excel

Excel มีข้อจำกัดที่ไม่สามารถเก็บข้อมูลได้มากกว่า 65,536 รายการ(office 2003) และไม่เกิน 1,048,576 รายการสำหรับรุ่นที่ใหม่กว่า แต่ Access ไม่มีข้อจำกัดด้านจำนวนรายการเลย แต่ขนาดไฟล์จะไม่สามารถเกิน 2 GB ได้ ซึ่งถ้าหากเกินก็ควรพิจารณาเปลี่ยนไปใช้ฐานข้อมูลขนาดใหญ่ดีกว่าครับ

จริงๆแล้ว Access มีความแตกต่างกับ Excel อีกมากมายเลยครับ แต่สามข้อที่ยกตัวอย่างมานี้เป็นเพียงส่วนที่แตกต่างกันหลักๆครับ ในส่วนรายละเอียดเกี่ยวกับการใช้ Access นั้น ติดตามได้ในบทความใหม่นะครับ สวัสดีครับ

บทความอื่นๆที่น่าสนใจ

No Comments

Leave a Comment