สร้างกราฟ Excel ใน 5 นาที

 

สวัสดีครับ บทความสัปดาห์นี้เกี่ยวกับเรื่องของกราฟๆครับ เคยเจอปัญหาเวลาสร้างกราฟแล้วได้หน้าตาแบบเละๆ ไม่ได้ตามที่ใจคิดไหมครับ สร้างแล้วต้องมามั่วๆปรับไปจนกว่าจะถูกต้อง ถ้าคุณกำลังเจอปัญหานี้อยู่ บทความนี้ช่วยคุณได้แน่นอนครับ

สร้างกราฟบน Excel ไม่ใช่ว่าจะกดใส่กราฟทันทีได้

คุณคิดว่าข้อมูลด้านล่าง หากกดสร้างกราฟทันทีจะได้กราฟเป็นแบบไหนครับ ?

 

ถ้าลองกดสร้างกราฟเลย กราฟที่ได้ออกมานั้นก็คือ….

 

ดูไม่รู้เรื่องเลยใช่ไหมครับ หลายๆคนอาจจะเจอเหตุการณ์นี้จนชิน แล้วก็ค่อยๆมั่วมาแก้ไขทีหลัง

แล้วข้อมูลที่สร้างกราฟจะต้องเป็นแบบไหนหล่ะ ?

1. ต้องออกแบบข้อมูลก่อนว่าในแนวแกน X ต้องการดูเป็นค่าอะไร แนวแกน Y เป็นค่าอะไรบ้าง

โดยปกติแล้ว Excel จะมองข้อมูลพวกตัวอักษรมาทำเป็นข้อมูลแกน X เช่นลูกค้า สินค้า วันที่ อื่นๆ ถ้ามีหลาย column ก็จะจัดกลุ่มตามลำดับข้อมูลให้ และ พวกค่ายอดตัวเลขต่างๆ จะอยู่ในแกน Y  โดยอัตโนมัติ

2. ข้อมูลค่าแกน Y ควรเป็นค่าผลรวม

กราฟที่นำค่าตัวเลขมาใส่ในกราฟ เราควรทำให้เป็นผลรวมให้เรียบร้อยก่อน ถ้าไม่ได้รวมแล้วนำมาทำกราฟเลย กราฟจะแสดงละเอียดเกินไปจนดูได้ยาก

วิธีที่ถูกต้องคือ
1. เลือกข้อมูลที่เราสนใจขึ้นมาก่อน(เพียง 1-2 คอลัมม์ กำลังดีครับ)
2. ลบข้อมูลที่ซ้ำกันออกไป
3. ใช้ Function SUMIF หรือ SUMIFS เพื่อหาผลรวม(หากใครใช้ไม่เป็น ศึกษาได้ที่ https://www.ping2share.com/2017/05/20/sumif-sumifs/) หรือใช้วิธีการทำ Pivot table เพื่อหาผลรวมก็ได้เช่นกันครับ (https://www.ping2share.com/2017/05/27/pivot-table/)

ตัวอย่างก็คือ เลือกดูยอดขายรายลูกค้า ทำได้โดย

1. Copy ข้อมูล ผู้ซื้อมาไว้อีกที่ แล้วใช้ Function Remove Duplicate  โดยไปที่ Data > Remove Duplicates
2. ใช้สูตร SUMIF ยอดขายของแต่ละผู้ซื้อ
3. Insert Chart ก็จะได้ดังรูปด้านล่างนี้ครับ

 

การเตรียมข้อมูลที่ดีควรมีทิศทางจากบนลงล่าง

อีกตัวอย่างหนึ่งคือ ถ้าข้อมูลมีทิศทางจากซ้ายไปขวาแบบนี้ ก็ไม่ควรจะนำไปสร้างกราฟทันทีครับ

เพราะหากนำไปสร้างเลยอาจได้หน้าตาประหลาดๆแบบนี้

วิธีที่ถูกต้องคือ ต้องเตรียมข้อมูลให้แสดงจากบนลงล่าง โดยสามารถ Copy แล้ว Paste แบบ Transpose แล้วจึงนำไปสร้างกราฟครับ

เป็นอย่างไรบ้างครับ กับหลักการสร้างกราฟที่ถูกต้อง หากมีข้อสงสัยหรือมีหัวข้อไหนอยากเรียนรู้เป็นพิเศษ พูดคุยกันใน page ได้เลยนะครับ แล้วพบกันใหม่ในบทความหน้าครับ

No Comments

Leave a Comment